파일정리 노하우

 

# 일을 하다보면 수 많은 파일이 생긴다 보고서최종, 보고서최종2, 보고서 진짜최종...

 

파일정리를 주기적으로 하지 않으면

업무가 정리가 되지않고,

필요한 파일을 찾는데 헛시간을 쓰게된다.

 

 

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■ 결론부터 말하자면,

  ① 폴더 체계부터 잡는다

  ② 파일명 규칙을 정한다

  ③ 최종 파일명에 '●'을 활용한다

  ④ 파일명 뒤에 반드시 날짜를 쓴다

  ⑤ 주기적으로 정리한다

  ⑥ 바탕화면을 비우고,

     자주쓰는 것만 바로가기 해둔다

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하나하나 자세히 알아보자. 먼저,

 

■ 폴더 체계부터 잡는다

  폴더 체계를 가장 먼저 잡아야한다.

  엑셀에 업무를 그룹핑 해본다.

 

  한 가지 팁은 폴더명 앞에

  01~ 넘버링을 하는 것이다.

  넘버링을 하여 업무 중요도에 따라

  순서를 지정할 수 있다.

  

  나의 폴더 구성은 대략 이렇다.

업무	01. 매출	01. 매출목표
		02. 월간 세부계획
		03. 행사
	02. 회의자료	01. 월간회의
		02. 임원보고자료
	03. 거래처	01. 거래처 현황
		02. 미팅자료
	04. 지원팀	01. 인사
		02. 총무
		03. 재경
	05. 마케팅	01. 판촉계획
		02. 광고
		03. 광고 이미지
	06. 각종취합자료

 

 

■ 파일명에 규칙을 정한다

  회사들은 대부분 파일명에 규칙이 있다.

  설령 회사에 파일명 규칙이 없더라도

  만들어서 써야한다.

  ex) 2021.01.영업1팀.1월 매출목표(홍길동,임꺽정 수정완료)

 

 

■ 최종 파일명에 '●'을 활용한다

  최종파일은 파일명 앞에

  '●'을 붙여서 최종파일임을 알린다.

  특수문자기 때문에 가나다순 정렬에서

  상위로 배치되고, 시각적으로도 눈에 띈다

  ex) ●2021.01.영업1팀.1월 매출목표

 

 

■ 파일명 뒤에 반드시 날짜를 쓴다

  파일이 여러사람 손을 거치다보면

  최신파일을 알 수 없게 된다.

  작성/다운 받을때마다 날짜를 써두면

  최신파일 관리에 큰 도움이 된다

  ex) 2021.01.영업1팀.1월 매출목표 ver.0121

 

 

■ 주기적으로 정리한다

  최초에 파일을 작성/다운 받을때

  분류해두면 편하고

  일주일에 한 번씩은 바탕화면에

  쌓인 파일을 분류해주어야 한다.

  필요없는 파일은 삭제한다.

 

 

■ 바탕화면에 바로가기를 해둔다

  자주쓰는 폴더는 바탕화면에 바로가기를 해둔다.