업무 메일 작성스킬

# e메일 쓰는 것도 실력이다

 

회사의 많은 커뮤니케이션은

메일로 이루어진다.

 

때문에 말을 잘하는 것 만큼

메일을 잘 쓰는것도 중요한 일이다.

 

그렇다면 어떻게 써야할까?

 

 

■ 결론부터 말하자면,

 ① 받는 사람 입장에서 이해하기 쉽게쓴다

 ② 짧게쓴다

 ③ 결론부터 말한다

 ④ 적절히 글씨를 강조한다

 ⑤ 표를 활용한다

 ⑥ 쉬운단어를 쓴다

 ⑦ 제목에 핵심내용과 회신기한을 쓴다

 ⑧ 메일을 쓴 목적을 밝힌다

 

 

아래 예시를 살펴보고 고쳐 써보겠다.

 

 

 

■ 어렵게 쓴 예

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제목 : 야외행사 이슈내용 및 영업팀 준비사항 요청

 

내용 :

안녕하세요. 마케팅팀 홍길동 대리입니다.

행사와 관련된 주요이슈 및 영업팀 준비사항에 관한 내용 공유드립니다.

 

■ 참여업체 이슈사항

 ① 야외행사 사전고지 및 협력업체 참여여부 수신

  - 공문 수발신을 통해 참여여부 확인必

  - 협력업체 참여확인 수신공문 보관必

  - 1/7까지 회신

 

 ② 홍보용 이미지 등록

  - 현재 공용 구글드라이브 계정이 없음 (~1/1 계정생성 예정)

  - 계정 생성후 모든 참여 협력업체 홍보용 이미지 누락없이 구글드라이브에 업로드

  - 1/7까지 회신

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위 메일이 읽기 어려운 이유를 보면,

 

- 요청사항 (=결론) 이 서두에 없다

- '이슈, 사항, 수발신'등 딱딱한 표현이 많다

- 중요한 내용에 강조표시가 없다

- 제목만 보고 내용이 예상되지 않는다

- 읽는 사람이 다시 궁금한 점이 생긴다

- '모든, 누락없이, 계정이 없음' 등 굳이 안써도 될 단어들이 있다

 

 

 

위 메일의 내용을 해석해보면

결국 핵심요청사항은

 

 ① 야외행사 할 업체를 모집한다

 ② 참여여부는 공문을 주고받아라

 ③ 홍보용 이미지를 업로드해라

 

로 압축된다.

 

 

핵심 요청사항이 잘 드러나게

메일을 다시 써보자.

 

 

 

■ 쉽게 쓴 예

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제목 : 야외행사 업체모집 (~1/7까지)

 

내용 :

안녕하세요. 마케팅팀 홍길동 대리입니다.

마케팅팀 에서는 3월 야외행사를 기획중입니다.

영업팀에게 야외행사 참여업체 모집을 요청드립니다.

 

 ① 협력업체에 야외행사 참여요청 공문을 발송 해주십시오

  - 영업팀 자체양식 사용

 

 ② 참여여부를 공문으로 받아서 보관 해주십시오

  - 수신 공문은 전자문서함에 업로드 필수 (~1/7까지)

 

 ③ 업체별 홍보 이미지를 구글드라이브에 업로드 해주십시오

  - 모든 참여업체 이미지 업로드 필수 (~1/7까지)

  - 구글드라이브는 1/1부터 사용가능. 계정생성 中

  - 아이디/비번 추후 공지

  - 링크 : www.구글드라이브.com

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고쳐 쓴 내용은 아래와 같다.

 

- 제목을 짧게 쓰고, 기한을 넣었다

- 메일을 보내는 이유를 넣었다

- 참여업체를 모집이란 핵심내용을 서두에 넣었다

- 불필요한 표현들을 제외했다

- 쉬운 단어로 바꿨다

- 데드라인을 빨간색으로 강조했다

 

 

 

처음엔 메일을 쉽게쓰는게

시간이 오래 걸린다.

 

하지만 시간을 투자하여 연습하다보면

감이 생긴다.

노력하지 않아도 메일을

쉽게 쓸 수 있게 되는 것이다.

 

메일 받는 사람을 항상 생각 해야한다.

그 사람은 내가 아는만큼 배경지식이 없고

 

내 메일 말고도 수많은 메일을 받고있다.

특별히 내 메일을 더 신경써서

읽어주리란 기대를 버려야한다.

 

쉽게 읽히는 메일은

업무오차를 줄이고 부연설명이 필요없다.

그만큼 내 시간이 더 생긴다는 것이다.

 

'내 시간 확보'

그것이 메일 쓰기를 연습해야하는

가장 중요한 이유이다.